Автоматизация процессов через RPA (Robotic Process Automation)
Как производственная компания по выпуску мяса птицы роботизировала подачу заявок на госсубсидии и сэкономила 3000 человеко-часов
Отрасль: Пищевая промышленность (промышленное птицеводство, производство и переработка мяса птицы)
Ситуация
Задумывались ли Вы когда-нибудь о том, сколько операций и процессов совершает в день предприятие, на котором работает более двух тысяч сотрудников?
Наш клиент – крупный холдинг в отрасли птицеводства – тратил тысячи человеко-часов, например, только на то, чтобы деньги, положенные им по закону, дошли до компании. Речь идет о подаче заявок на государственные субсидии. Процесс был перегружен рутинными операциями: огромное количество документов, ручные проверки, постоянные звонки контрагентам, напоминания и исправления ошибок. Всё это приводило к задержкам и потере эффективности. Но проблема была не только в бюрократии. Разные подразделения компании по-разному оформляли заявки, терялись документы, а сотрудники тратили недели на исправления.
В другом подразделении - HR-отделе - компания столкнулась с высокой нагрузкой при обработке заявок на вакансии: сотрудники вручную сортировали отклики, связывались с кандидатами и тратили значительное время на первичный отбор.
Решение
Роботизация процесса подачи заявок на субсидии
○ Интеграция с госреестром
Автоматизированный обмен данными между системой клиента и госструктурами позволил ускорить процесс и снизить вероятность ошибок в документах.
○ Оптимизация взаимодействия с контрагентами
Встроенная система напоминаний автоматически уведомляет партнёров о необходимости подтверждения данных, исключая задержки, связанные с человеческим фактором.
Роботизация HR-функций
○ Поиск кандидатов на вакансию
Робот анализирует отклики на HeadHunter, фильтрует их по заданным критериям и отбирает релевантные резюме.
○ Первичная коммуникация с кандидатами
Робот в WhatsApp проводит автоматизированное интервью: задаёт вопросы, проверяет ключевые компетенции и собирает ответы.
○ Передача данных HR-специалистам
Если кандидат проходит автоматизированный отбор, информация передаётся менеджеру для назначения собеседования.
Дополнительно роботизированные процессы
○ Обработка электронных счетов-фактур (ЭСФ) – своевременное создание ЭСФ по заведенным счет-фактурам в учетной системе.
○ Расчёты бонусов дилерам – автоматизация подсчета бонусов в зависимости от выполнения условий.
○ Обработка актов сверок по договорам – автоматическое формирование, отправка и обработка результатов актов сверки с контрагентами.
○ Телеграм-бот для получения расчётных листов – упрощение взаимодействия сотрудников с бухгалтерией.
Результат
○ Сэкономлено 3000 человеко-часов – сотрудники больше не заняты механическими задачами, а сосредоточены на развитии бизнеса.
○ Ошибки в заявках снизились на 98% – робот автоматически проверяет корректность данных, устраняет дубли, сверяет параметры с нормативными требованиями и исключает ошибки человеческого фактора.
○ Заявки подаются в 2 раза быстрее – без простоев и задержек, связанных с ручными процессами.
○ Административные расходы уменьшены на 110 000 дол. США (1,4 млн тенге) – снижение затрат на ручную обработку данных.
○ Операционные издержки сократились на 60 человеко-часов – за счёт автоматизации документооборота.
○ Процесс получения субсидий ускорился на 2 недели – благодаря интеграции с госпорталом.
○ Экономия составила 5% от всего объема субсидий – что превышает 662,471 дол. США (300 млн тенге).
○ В HR-автоматизации:
○ 60 обработанных откликов за первые 3 дня работы робота.
○ 5 первичных интервью проведено роботом в первый день эксплуатации.
Вывод
Автоматизация HR- и финансовых процессов позволила агрохолдингу выйти на новый уровень эффективности. Мы продолжаем развивать роботизацию процессов на предприятии, расширяя функциональность и подключая новые модули, чтобы бизнес выходил на новый уровень зрелости и развития.
«Когда мы начали проект, клиент ожидал, что это будет просто новая программа. Но мы дали нечто большее – систему, которая работает за людей и с людьми, освобождая их время на важные задачи», - Юлия Гусева
